Sistema de Gestión Documental Orb-e

Orb-e es un sistema integral de gestión documental que transforma la forma en que las organizaciones crean, administran y resguardan su información. Diseñado bajo principios archivísticos, normativos y tecnológicos de alto nivel, permite gestionar el ciclo completo del documento con trazabilidad, seguridad y eficiencia, convirtiendo los activos de información en valor estratégico para la toma de decisiones.

Etapas de nuestro Sistema de Gestión Documental (DMS) Orb-e 3.5

01. Captura y Digitalización

- Inclusión Individual.
- Ventanilla Virtual.
- Resúmenes con inteligencia artificial.

02. Indexación y Clasificación

-Metadatos.
-Carpetas.

03. Flujo Experto y Colaboración

-Asignación.
-Multiniveles de asignación.
-Medición.
-Seguimiento.

04.Almacenamiento, Búsqueda y Recuperación

-Sistema Archivístico.
-Ciclo de Vida.
-Expedientes.
-Búsquedas avanzadas por contenido.

05. Aplicación Móvil

-Firma digital certificada móvil.
-Seguimientos.

Gestión documental experta

Orb-e es una herramienta en línea que facilita a su empresa la implementación de un Flujo Experto para la administración de documentos; supervisa el ciclo de vida de los documentos, aplicando los principios de estandarización documental para la gestión de objetos electrónicos. Incluye el poder de la IA Generativa para crear resúmenes de documentos.

Orb-e incorpora el uso nativo de la Firma Digital SHA-2 y el Sello Electrónico de documentos, a su vez que se especializa en correspondencia.

Lo mejor de todo es que puede obtener todos los beneficios y actualizaciones de Orb-e bajo la adquisición de una licencia única, es decir, que el software de gestión documental de su empresa siempre estará al día.

La capacidad de firma digital y marca de tiempo que proporciona Orb-e permite acelerar sus procesos, al mismo tiempo que mejora la integridad y autenticidad de sus documentos. Y ahora está listo para cumplir con la normativa JCOP4 del BCCR.

Características de Seguridad

Encriptación de archivos

Protocolo SSL.

Formato PDF/A.

Cumplimiento de la política de formatos oficiales dictada por el MICITT sobre documentos electrónicos firmados digitalmente.

Características del sistema Orb-e

Se especializa en la gestión documental.

Emplea, de manera nativa, los procesos asociados a la Firma Digital Certificada de Costa Rica.

Con la “Ventanilla Virtual” se facilita la utilización de Certificado de Agente electrónico y Certificado de Sello Electrónico.

Es una plataforma web, intuitiva, comprensible y simple.

Prioriza la trazabilidad de los documentos en todo su ciclo de vida digital.

Asigna actividades en diversos niveles de responsabilidad y ejecución.

Rápida implementación y aprendizaje.

Contribuye a la normalización documental.

Asigna los plazos de conservación y aplica los respectivos planes de transferencia.

Genera acta de eliminación firmada digitalmente.

Soporta un alto volumen de transacciones.

Los usuarios pueden utilizar el agente digital y el sello electrónico, desde la ventanilla virtual y realizar trámites oficiales de la entidad.

Beneficios

1

Contar con una aplicación basada en la normativa nacional e internacional.

2

Mejorar el flujo de procesos y la producción documental.

3

Promover la comunicación a toda la organización.

4

Ahorrar recursos a través del uso de firma digital.

5

Gestionar sus metadatos basados en el estándar Dublin Core.

6

Proteger sus documentos a largo plazo basados en el estándar OAIS.

7

Contar con buscadores inteligentes por metadatos y búsquedas libres textuales.

8

Estandarizar la producción documental a través de plantillas.

9

Generar mayor inteligencia con su información mediante las capacidades de Power BI.

Ahorros ambientales anuales con Orb-e

12126

Resmas de papel

713

Árboles sin talar.

7133

Toneladas de CO2 sin generar.

60630m³

de agua

Ver ahorros de Orb-e

Orb-e Móvil

Orb-e es cuenta con su APP móvil, que podrás llevar a todo lugar. Es la única aplicación en Costa Rica, con la capacidad real y completa para firmar digitalmente con certificación de la Ley 8454.

Conozca todos los detalles de la aplicación, AQUI.

Orb-e incorpora de forma nativa la integración con GAUDI (Gestor de Autenticación Digital) del Banco Central de Costa Rica, permitiendo a los usuarios acceder y firmar documentos mediante firma digital certificada, sin fricciones y con total validez jurídica.

GAUDI: autenticación y firma digital certificada integrada

Esta integración ofrece un mecanismo de autenticación robusto, basado en estándares nacionales, que garantiza que cada acceso y cada firma estén correctamente vinculados a la identidad del usuario, utilizando su certificado digital y PIN personal.

Más allá de la seguridad, el valor está en la experiencia:

Acceso simplificado a la plataforma sin depender de múltiples credenciales.
Firma de documentos directamente desde el sistema, sin procesos externos.
Cumplimiento normativo alineado con la infraestructura oficial del país.
Reducción de riesgos asociados a autenticación débil o no certificada.

Al integrarse con GAUDI, Orb-e no solo fortalece la seguridad, sino que facilita la adopción real de la firma digital certificada en los procesos cotidianos de la organización, aportando trazabilidad, confianza y eficiencia operativa.

Itech Software

Casos de uso

Orb-e cumple rigurosamente con la regulación nacional en términos de Firma Digital Certificada, asegurando su autenticidad, integridad, seguridad y confiabilidad a lo largo del tiempo. Por lo tanto, cualquier persona que necesite una herramienta totalmente compatible con esta regulación puede usar esta solución.

Este software se especializa en ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones nacionales para la gestión de documentos de archivo.

Las empresas que quieran modernizarse con la tecnología digital pueden beneficiarse rápidamente de una herramienta completa, eficiente y totalmente digital.

Todas las empresas pueden utilizar Orb-e

9200

Usuarios Activos

+2500

Áreas de Negocio Operando

+62000

Documentos Gestionados por Mes

+42000

Firmados Digitalmente por Mes

¡Sus resultados siempre serán controlables y predecibles!

Comprendemos el valor de los documentos y la información de su empresa, por eso protegemos sus datos a través de un software eficiente, seguro y completo.

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