Sistema de Gestión Documental Orb-e
Orb-e es un sistema integral de gestión documental que transforma la forma en que las organizaciones crean, administran y resguardan su información. Diseñado bajo principios archivísticos, normativos y tecnológicos de alto nivel, permite gestionar el ciclo completo del documento con trazabilidad, seguridad y eficiencia, convirtiendo los activos de información en valor estratégico para la toma de decisiones.
Etapas de nuestro Sistema de Gestión Documental (DMS) Orb-e 3.5
01. Captura y Digitalización
- Inclusión Individual.
- Ventanilla Virtual.
- Resúmenes automatizados con IA en diferentes idiomas.
- Ventanilla Virtual.
- Resúmenes automatizados con IA en diferentes idiomas.
02. Indexación y Clasificación
-Metadatos convencionales.
-Metadatos autogenerados con IA.
-Identificación y Clasificación automatizada con IA.
-Carpetas.
-Metadatos autogenerados con IA.
-Identificación y Clasificación automatizada con IA.
-Carpetas.
03. Flujo Experto y Colaboración
-Asignación.
-Multiniveles de asignación.
-Vista moderna del flujo de trabajo.
-Medición.
-Seguimiento.
-Multiniveles de asignación.
-Vista moderna del flujo de trabajo.
-Medición.
-Seguimiento.
04.Almacenamiento, Búsqueda y Recuperación
-Sistema Archivístico.
-Ciclo de Vida.
-Expedientes.
-Búsquedas avanzadas por contenido.
-Ciclo de Vida.
-Expedientes.
-Búsquedas avanzadas por contenido.
05. Aplicación Móvil
-Firma digital certificada móvil. Para autenticación y firma de documentos
-Seguimientos.
-Autenticación con doble factor.
-Autenticación y FIRMA empleando el Agende GAUDI del Banco Central de Costa Rica.
-Participación de terceros invitados a procesos de firma controlados.
-Seguimientos.
-Autenticación con doble factor.
-Autenticación y FIRMA empleando el Agende GAUDI del Banco Central de Costa Rica.
-Participación de terceros invitados a procesos de firma controlados.
Gestión documental experta
Orb-e es una herramienta en línea que facilita a su empresa la implementación de un Flujo Experto para la administración de documentos; supervisa el ciclo de vida de los documentos, aplicando los principios de estandarización documental para la gestión de objetos electrónicos. Incluye el poder de la IA Generativa para crear resúmenes de documentos.
Orb-e incorpora el uso nativo de la Firma Digital SHA-2 y el Sello Electrónico de documentos, a su vez que se especializa en correspondencia.
Lo mejor de todo es que puede obtener todos los beneficios y actualizaciones de Orb-e bajo la adquisición de una licencia única, es decir, que el software de gestión documental de su empresa siempre estará al día.
La capacidad de firma digital y marca de tiempo que proporciona Orb-e permite acelerar sus procesos, al mismo tiempo que mejora la integridad y autenticidad de sus documentos. Y ahora está listo para cumplir con la normativa JCOP4 del BCCR.
Características de Seguridad
Encriptación de archivos
Doble Factor de Autenticación
Uso de Active Directory.
Protocolo SSL.
Data Center propio.
Ciberseguridad.
Red Privada.
Formato PDF/A.
Preservación a Largo Plazo.
Cumplimiento de la política de formatos oficiales dictada por el MICITT sobre documentos electrónicos firmados digitalmente.
Características del sistema Orb-e
Los usuarios pueden utilizar el agente digital y el sello electrónico, desde la ventanilla virtual y realizar trámites oficiales de la entidad.
Beneficios
1
Contar con una aplicación basada en la normativa nacional e internacional.
2
Mejorar el flujo de procesos y la producción documental.
3
Promover la comunicación a toda la organización.
4
Ahorrar recursos a través del uso de firma digital.
5
Gestionar sus metadatos basados en el estándar Dublin Core.
6
Proteger sus documentos a largo plazo basados en el estándar OAIS.
7
Contar con buscadores inteligentes por metadatos y búsquedas libres textuales.
8
Estandarizar la producción documental a través de plantillas.
9
Generar mayor inteligencia con su información mediante las capacidades de Power BI.
Ahorros ambientales anuales con Orb-e
12126
Resmas de papel
713
Árboles sin talar.
7133
Toneladas de CO2 sin generar.
60630m³
de aguaOrb-e Móvil:
La gestión documental también se mueve con su organización.
Los procesos documentales no deberían detenerse cuando las personas salen de la oficina. Con Orb-e Móvil, los usuarios autorizados pueden acceder, revisar, tramitar y firmar digitalmente documentos desde cualquier dispositivo autorizado, manteniendo la trazabilidad, la seguridad y la validez jurídica que caracterizan Orb-e.
La nueva experiencia móvil permite trabajar sin fricciones: no depende de instalaciones complejas ni de descargas desde tiendas de aplicaciones. Todo está diseñado para que el usuario avance con claridad, desde donde esté, con una interfaz más simple, directa y adaptada al ritmo real de trabajo.
Además, Orb-e incorpora inteligencia artificial generativa para acelerar la comprensión y organización documental: genera resúmenes de documentos, apoya la traducción de contenidos en otros idiomas, sugiere metadatos automáticamente y clasifica documentos según el cuadro de tipos documentales definido por cada organización.
No es solo una app móvil. Es la gestión documental de Orb-e llevada al momento exacto en que se toma una decisión.
Conozca todos los detalles de la aplicación, AQUI.
Orb-e incorpora de forma nativa la integración con GAUDI (Gestor de Autenticación Digital) del Banco Central de Costa Rica, permitiendo a los usuarios acceder y firmar documentos mediante firma digital certificada, sin fricciones y con total validez jurídica.
GAUDI: autenticación y firma digital certificada integrada
Esta integración ofrece un mecanismo de autenticación robusto, basado en estándares nacionales, que garantiza que cada acceso y cada firma estén correctamente vinculados a la identidad del usuario, utilizando su certificado digital y PIN personal.
Más allá de la seguridad, el valor está en la experiencia:
- Acceso simplificado a la plataforma sin depender de múltiples credenciales.
- Firma de documentos directamente desde el sistema, sin procesos externos.
- Cumplimiento normativo alineado con la infraestructura oficial del país.
- Reducción de riesgos asociados a autenticación débil o no certificada.
Al integrarse con GAUDI, Orb-e no solo fortalece la seguridad, sino que facilita la adopción real de la firma digital certificada en los procesos cotidianos de la organización, aportando trazabilidad, confianza y eficiencia operativa.
Casos de uso
Orb-e cumple rigurosamente con la regulación nacional en términos de Firma Digital Certificada, asegurando su autenticidad, integridad, seguridad y confiabilidad a lo largo del tiempo. Por lo tanto, cualquier persona que necesite una herramienta totalmente compatible con esta regulación puede usar esta solución.
Este software se especializa en ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones nacionales para la gestión de documentos de archivo.
Las empresas que quieran modernizarse con la tecnología digital pueden beneficiarse rápidamente de una herramienta completa, eficiente y totalmente digital.
Todas las empresas pueden utilizar Orb-e
9200
Usuarios Activos
+2500
Áreas de Negocio Operando
+62000
Documentos Gestionados por Mes
+42000
Firmados Digitalmente por Mes
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