Política de Uso de Act-e Móvil
1. ¿Qué es Act-e Móvil?
Act-e Móvil es una extensión del Sistema de Gestión de Juntas Directivas Act-e, desarrollada por Itech Software para facilitar a sus usuarios autorizados el acceso a información y funcionalidades del sistema desde dispositivos móviles.
Act-e permite gestionar integralmente los procesos asociados con Juntas Directivas, Consejos Directivos, comités y otros órganos colegiados, incluyendo sesiones de trabajo, órdenes del día, documentos de apoyo, actas, acuerdos y otra información relacionada.
Act-e Móvil amplía esta experiencia de uso al entorno móvil, facilitando el acceso oportuno a la información necesaria antes, durante y después de las sesiones.
2. ¿Quién puede utilizar Act-e Móvil?
Act-e Móvil es de uso exclusivo para usuarios autorizados del Sistema de Gestión de Juntas Directivas Act-e.
No es posible registrarse de manera independiente en Act-e Móvil.
El acceso depende de que el usuario disponga de una cuenta activa en Act-e y cuente con la autorización correspondiente de la organización a la que pertenece.
Los permisos, roles y restricciones establecidos en Act-e determinan la información y funcionalidades a las que cada usuario podrá acceder desde Act-e Móvil.
La desactivación, suspensión o modificación de los permisos de un usuario en Act-e podrá afectar igualmente su acceso mediante Act-e Móvil.
3. Condiciones para utilizar Act-e Móvil
Para utilizar Act-e Móvil el usuario deberá:
• Ser usuario autorizado de Act-e.
• Disponer de las credenciales y mecanismos de autenticación requeridos por su organización.
• Utilizar un dispositivo móvil compatible y con acceso a Internet.
• Mantener actualizado y protegido el dispositivo desde el cual accede.
• Cumplir las políticas de seguridad y confidencialidad establecidas por su organización.
• Leer y aceptar las presentes condiciones de uso.
El acceso desde un dispositivo móvil no modifica los derechos, permisos ni responsabilidades que el usuario posee dentro de Act-e.
4. Seguridad del dispositivo móvil
El acceso móvil facilita la disponibilidad de información, pero también requiere cuidados particulares por parte del usuario.
El dispositivo utilizado para acceder a Act-e Móvil deberá contar con mecanismos razonables de protección, como bloqueo mediante contraseña, PIN, biometría u otros controles disponibles.
El usuario deberá evitar mantener su dispositivo desbloqueado o permitir que terceras personas tengan acceso a una sesión activa de Act-e Móvil.
En caso de pérdida, robo, cambio de propietario o posible acceso no autorizado al dispositivo, el usuario deberá actuar conforme con las políticas de seguridad de su organización y comunicar oportunamente el incidente a quien corresponda.
5. Confidencialidad de la información
La información disponible mediante Act-e Móvil puede contener datos institucionales, empresariales, estratégicos, reservados o confidenciales.
El usuario deberá adoptar especial precaución cuando consulte información desde lugares públicos, espacios compartidos o cualquier entorno donde terceras personas puedan observar la pantalla o acceder al dispositivo.
El acceso autorizado a determinada información no implica autorización para copiarla, reproducirla, compartirla o distribuirla por medios distintos de los establecidos por la organización.
Cuando sea posible descargar o visualizar documentos mediante el dispositivo, el usuario será responsable de protegerlos y utilizarlos de conformidad con las políticas institucionales aplicables.
6. Credenciales y acceso
Las credenciales de acceso son personales y no deben compartirse.
Cada usuario es responsable de utilizar exclusivamente los mecanismos de autenticación que le hayan sido asignados y de adoptar las medidas necesarias para evitar su utilización por terceras personas.
No deberá almacenar contraseñas de Act-e en aplicaciones, notas, mensajes u otros medios que puedan comprometer la seguridad de sus credenciales.
Cuando termine de utilizar Act-e Móvil, especialmente en dispositivos compartidos o sujetos a riesgo de acceso por terceros, deberá cerrar adecuadamente la sesión.
7. Uso de redes y conexiones
Para proteger la información institucional, se recomienda utilizar conexiones a Internet confiables y protegidas.
El usuario deberá evitar, cuando sea razonablemente posible, acceder a información confidencial de Act-e utilizando redes inalámbricas públicas, abiertas o de procedencia desconocida.
La movilidad no debe disminuir los controles de seguridad que normalmente se aplicarían al acceder a información sensible desde los sistemas institucionales.
8. Uso responsable
Act-e Móvil deberá utilizarse exclusivamente para los fines institucionales o empresariales autorizados.
Queda prohibido utilizar la aplicación para:
• Permitir el acceso a personas no autorizadas.
• Compartir credenciales de usuario.
• Intentar acceder a información para la cual no se poseen permisos.
• Distribuir información confidencial por medios no autorizados.
• Alterar o intentar vulnerar los mecanismos de seguridad de Act-e.
• Utilizar la aplicación de forma contraria a las políticas de seguridad, confidencialidad o gestión de información de la organización.
9. Privacidad, seguridad y trazabilidad
Act-e incorpora mecanismos tecnológicos destinados a proteger la información administrada mediante el sistema, incluyendo controles de acceso, permisos, repositorios protegidos y mecanismos de trazabilidad.
Las acciones realizadas por usuarios autenticados podrán quedar registradas en las bitácoras del sistema de acuerdo con las funcionalidades y configuraciones disponibles.
El acceso mediante Act-e Móvil no elimina ni modifica los controles de seguridad, permisos y trazabilidad establecidos para el usuario dentro de Act-e.
La seguridad de la información constituye una responsabilidad compartida. Itech Software proporciona mecanismos tecnológicos de protección, mientras que cada organización administra sus usuarios y permisos y cada usuario debe proteger adecuadamente sus credenciales, dispositivo y acceso a la información.
10. Responsabilidad del usuario
El usuario es responsable de las actuaciones realizadas utilizando sus credenciales de acceso, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a la organización y a Itech Software.
El uso de Act-e Móvil requiere especial diligencia debido a las características propias de los dispositivos móviles y a la posibilidad de acceder a información institucional fuera de las instalaciones de la organización.
La comodidad de acceder desde cualquier lugar no disminuye la responsabilidad de proteger la información.
11. Soporte
Los usuarios de Act-e Móvil dispondrán de los mecanismos de soporte establecidos para Act-e, de acuerdo con las condiciones contratadas por cada organización.
Ante problemas de acceso, incidentes de seguridad o dudas relacionadas con los permisos asignados, el usuario deberá comunicarse con el administrador de Act-e de su organización o utilizar los canales de soporte establecidos.
12. Aceptación de las condiciones
El uso de Act-e Móvil supone la aceptación de las presentes condiciones y el compromiso de utilizar la aplicación de manera responsable, segura y conforme con las políticas establecidas por la organización.
Itech Software podrá actualizar estas condiciones cuando resulte necesario debido a cambios tecnológicos, funcionales, normativos o de seguridad.
