Un documento puede ser recibido en la empresa o en su defecto, ser creado para ser remitido a una persona en particular, que puede ser externa o interna.

Toda información sensible en un documento debe ser administrada de forma apropiada, para que solo las personas involucradas pueden tener acceso al documento, según las medidas de seguridad establecidas en la organización.

Los documentos recibidos se distribuyen a las personas dentro de la organización, para que éstas pueden realizar sus tareas diarias (en caso resolutivo) o informarse (en caso informativo).

Es la acción que permite mediante ley, conservar durante plazos establecidos documentos, por motivos prácticos e históricos, siguiendo un criterio lógico que garantice su gestión de forma eficaz.

El éxito de cualquier organización consiste que en el momento de toma de una decisión esta pueda ser sustentada con la información que ha sido generada en el tiempo, por lo que la misma debe ser de fácil acceso.

Cuando los documentos activos se convierten en inactivos se habla de transferencia, acción de trasladar los documentos a archivos semi-activos o inactivos. Este proceso se hace periódicamente con la ayuda de instrumentos que permiten la no acumulación de información inactiva.

Esta es la fase final, con la ayuda de instrumentos y disposiciones legales se determina cuando un documento ya no tiene un valor administrativo – legal dentro de la organización. En este caso para asegurar la confiabilidad de la información se debe proceder a la destrucción de los documentos, para lo cual la organización debe considerar la utilidad o los costos que involucra.