Un ecosistema de soluciones especializadas

Itech Software tiene una amplia experiencia en la gestión digital de los documentos. Esto nos ha permitido, detectar algunas necesidades relacionadas con dicho proceso. Su adecuada atención es proporcional a la velocidad y al éxito de los proyectos que atendemos.

1. Variedad y volumen de archivos sin procesar: Es frecuente encontrarnos bodegas repletas de cajas de documentos sin procesamiento alguno. Es necesario clasificar, identificar y ordenar esas pilas de material, que podría tener un gran valor para la Empresa.
2. Insuficiencia de recursos humanos: En la mayoría de Empresas, no hay personal suficiente, con el tiempo requerido y el conocimiento adecuado, para gestionar grandes volúmenes y variedad de datos almacenados en sus bodegas o creados a diario.
3. No hay estándares normalizados: En la misma entidad, pero pareciera que son distintas. Diversos tipos de formatos, almacenados en «cualquier» repositorio, sin asignarle elementos básicos de identificación, sin administrar su ciclo de vida, sin reconocer su valor para los negocios.
4. Procesos internos desalineados: Es necesario que con frecuencia se analice la forma en que se hacen las cosas. Se debe determinar tiempos, procedencias y pertinencias de cada actividad. La meta debe ser siempre: que cada actividad sea indispensable para la creación de valor y el cumplimiento de los objetivos de negocio.

Gestión Archivística: Personal capacitado para realizar actividades documentales de oficina.

Digitalización Documental: Poseemos experiencia y conocimiento en digitalización de documentos, incluyendo índices de metadatos, OCR, almacenamiento seguro y accesibilidad.

Análisis de Procesos: Con experiencia en ciclos de implementación de normas ISO de calidad, ambiente y seguridad hemos creado conocimiento en el análisis, optimización, documentación y normalización de procesos de trabajo.

Apoyo en construcción de normativa interna: Es necesario estandarizar, normalizar y gobernar la información y los documentos. Una vía, conocida y utilizada, es la emisión de normativa interna para que en toda la organización se tenga claro la forma de cómo proceder con la información y los documentos.