Gestión integral de juntas directivas Act-e

Act-e es un software pensado para juntas directivas y las necesidades de las mismas, su objetivo principal es mejorar la eficiencia, organizar las actividades y generar el acta final.

En Costa Rica, cada sesion de junta directiva es un acto oficial, por lo que Act-e se desarrolló con el fin de cubrir los puntos oficiales de estas reuniones reguladas por la ley.

¿Qué hace Act-e por las juntas directivas?

Con Act-e tendrá una gestión integral de su junta directiva

Este sistema de gestión de juntas directivas brinda la capacidad de administrar, configurar y estandarizar de forma independiente diferentes sesiones, a su vez que ofrece una interfaz de trabajo para todos los participantes.

1.Antes de la sesión

Ayuda a estructurar la agenda.
Prepara los documentos requeridos.
Pone los documentos a disposición para que los participantes puedan visualizarlos digitalmente.
Socializa y distribuye la agenda entre los participantes.

2.Durante la sesión

Act-e funciona como una consola que almacena toda la información, lleva el control de la agenda y puede emitir votaciones de ser necesario.
Además, a diferencia de otros sistemas de uso genérico, Act-e ofrece un poderoso módulo para gestionar las grabaciones hechas durante la sesión facilitando la transcripción
Este software, diseñado especialmente para la gestión integral de juntas directivas, garantiza que toda la información quede en manos de las compañías y que solo ellas puedan acceder a dicha documentación.

3.Después de la sesión

Se encarga de generar el acta, el cual es el testimonio de lo que abarcó la sesión y comprende los siguientes procesos:

Acta cruda
Borrador
Aprobada

Además, da seguimiento a los temas y acuerdos, programando la actividad y asignando a un responsable para mayor eficacia.

Act-e se adapta al sistema de autenticación de la compañía o entidad, mejorando la protección que proporciona la aplicación. Además, dispone de un módulo de colaboración, en el que los usuarios consolidan la información.

Aunado a lo anterior, nuestro software posee un eficaz sistema de indexación de documentos y búsqueda avanzada que permite tener siempre la información accesible en segundos. Incluso, ofrece un seguimiento de los acuerdos.

Características de Seguridad

Repositorio documentos encriptados.
Utilización de protocolo SSL.
Autenticación por Active Directory.
Codificado de nombres de archivos.
Contraseñas cifradas.
Formato seguro de contraseñas.
Cumplimiento de la política nacional de formatos digitales de conservación a largo plazo, PAdES, XAdES y CAdES.
Cumplimiento de la política de formatos oficiales dictada por el MICITT sobre documentos electrónicos firmados digitalmente.

Características del sistema Act-e

Programa y envía las convocatorias a los participantes Crea las agendas con base a los puntos principales de la junta directiva Redacta y documenta el contenido de las sesiones Administra y da seguimiento a las juntas directivas en tiempo real de manera automática. Genera el libro digital de actas. Realiza votaciones electrónicas. Gestiona de manera eficiente archivos de video y audio para generar transcripciones de alto nivel. Reconoce a los participantes por su voz gracias al ASR (Automatic Speech Recognition) y estructura los tiempos, puntuaciones y párrafos de la conversación. Garantiza la seguridad, privacidad y confidencialidad de los videos, audios y transcripciones.

Beneficios

1

Pone a su alcance la gestión completa de la Junta Directiva, totalmente de manera digital.

2

Las sesiones de trabajo u órdenes del día se almacenan en un repositorio histórico de fácil acceso y de alta seguridad.

3

Provee de un histórico de actas, con buscadores inteligentes de texto libre.

4

Emite una gama de mensajería de correo electrónico de convocatorias y recordatorios asociados a las sesiones de trabajo.

5

Cada tema de la sesión se muestra en una agenda electrónica inteligente que permite acceder fácilmente a los documentos de apoyo. También se pueden hacer anotaciones y comentarios para consultar antes, durante y después de la sesión.

Cada participante cuenta con privilegios únicos e independientes de acceso a cada junta

Act-e también cuenta con la administración individual del contenido dentro de las mismas.

Además, permite compartir información entre juntas, reduce los tiempos de búsqueda y posibilita el manejo de la información confidencial entre los participantes autorizados.

Casos de uso

Nuestro sistema Act-e cumple con la normativa nacional sobre Firma Digital Certificada para garantizar su autenticidad, integridad y seguridad a lo largo del tiempo. Por ello, toda compañía que requiera una herramienta 100% compatible con esa normativa podrá utilizar Act-e.

Las empresas pueden beneficiarse rápidamente al usar nuestro sistema de Gestión de Juntas Directivas ya que es completo, eficiente y totalmente digital.

Nuestro sistema Act-e ha tenido éxito en Consejos Directivos y Juntas Directivas de grandes empresas complejas y con altas exigencias.

¡Sus resultados siempre serán controlables y predecibles!

Comprendemos el valor de los documentos y la información de su empresa, por eso protegemos sus datos a través de un software eficiente, seguro y completo.

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