Diccionario especializado en gestión documental

Acervo documental: El concepto de acervo tiene su origen en el latín acervus. Describe a un conjunto de bienes o de un haber que resulta común a numerosos individuos. Un acervo puede acumularse y atesorarse por acopio técnico o empírico, tradición o por herencia, según sea su origen y las motivaciones de quien lo mantiene a resguardo. Acervo documental es el conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor legal, económico, científico, histórico o cultural. En el Artículo 3 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 7202, “todos los documentos con valor científico-cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico-cultural de Costa Rica”

Act-e: Es una solución que fue diseñada para gestionar de forma integral todas las actividades que lleva a cabo las Juntas Directivas de manera digital. Itech Software fue visionario al ofrecer en el mercado nacional, una herramienta totalmente innovadora para que todos los procesos asociados a la realización de una Junta Directiva, la pudiera hacer completamente de manera electrónica. Gestiona toda una Junta Directiva en su cadena de valor, desde la planificación de las sesiones de trabajo, hasta el seguimiento digital de sus acuerdos y asuntos pendientes

Acta: Documento de carácter permanente en el cual se refleja lo que históricamente ha sido el quehacer de una institución, un órgano o grupo colegiado. Se considera un testimonio de los hechos ocurridos en una sesión dado que registra todas las deliberaciones y acuerdos que fueron tomados.

Active Directory: (AD) o Directorio Activo (DA) son los términos que utiliza Microsoft para referirse a su implementación de servicio de directorio en una red distribuida de computadoras. Utiliza distintos protocolos, principalmente LDAP, DNS y DHCP. Active Directory permite a los administradores de red crear y administrar dominios, usuarios y objetos dentro de una red. Tener aplicaciones que lean, aprovechen o integren AD es muy importante para agilizar los procesos internos de autorizaciones de uso para no tener que crear nuevas instancias de usuarios o permisos de acceso a las aplicaciones o sistemas que se emplean en la Empresa.

Acto Administrativo: Declaración unilateral de decisión, conocimiento o juicio, realizada por un organismo público en virtud de una potestad administrativa, que produce efectos jurídicos concretos o generales, de alcance normativo o no, en forma directa o inmediata. Para toda la teoría de “actos administrativos” recomendamos como mínimo referirse a la Ley No. 6227, Ley General de la Administración Pública.

Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS o SLA en inglés): Un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) es un convenio entre un proveedor de servicios y un cliente. Describe las características del servicio, los niveles de cumplimiento y las sanciones, y especifica las responsabilidades del proveedor y del cliente. Un ANS puede cubrir múltiples servicios o múltiples clientes. En general los ANS están soportados a lo internos de las unidades que se comprometen en los servicios con Acuerdos de Nivel Operativo (OLA) en los que asumen el compromiso de recursos y actividades para cumplir con los ANS.

Acuerdo firme: es aquel que se aplica desde el momento mismo de su aprobación, por lo que no será necesario que el acta sea aprobada para su debida ejecución. Su firmeza debe ser acordada por dos tercios de la totalidad de los miembros del colegio, según lo dispuesto en el artículo 56, inciso 2) de la Ley General de la Administración Pública.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Agente electrónico: El Certificado de Agente Electrónico de Persona Jurídica permite autenticar electrónicamente la identidad de una persona jurídica, garantizando que esa persona es quien dice ser. Están diseñados para ser exclusivamente utilizados en proceso automatizados. De igual manera que el sello electrónico, éste homologa una firma digital de persona física pero para Instituciones o Entes con personería jurídica.

Algoritmo: Conjunto ordenado y finito de operaciones que permite hallar la solución de un problema. En el caso del mundo de la computación y sistemas el algoritmo proporciona las instrucciones para que la máquina gestione los datos que le permitan la ejecutar instrucciones. Si la máquina tiene una programación algorítmica capaz de aprender y perfeccionar su uso, estamos ante la presencia de algoritmos de inteligencia artificial.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Alta disponibilidad: Configuración de los sistemas de forma que garantizan un servicio continuo incluso cuando alguno de sus componentes no se encuentra plenamente disponible.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo (Unidad de Almacenamiento técnicamente constituida): Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Es la unidad que centraliza la documentación generada por todas las unidades de una entidad y que ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen. De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 7202, los archivos centrales y los archivos de gestión, son archivos administrativos públicos (Art. 39), “encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su pre-archivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada”. Las funciones del Archivo Central, están determinadas en la Ley 7202 en el artículo 42.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo Nacional de Costa Rica: Es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio notarial.

Arquitectura de Información: El arte y la ciencia de la organización de la información que ayuda a la gente a satisfacer efectivamente sus necesidades de información. La Arquitectura de la información envuelve investigación, análisis, diseño e implementación.

Define la estructura con la cual está representada y almacenada la información de una organización, lo mismo que los servicios y los flujos de información existentes y que soporta. Incluye el modelo conceptual, el modelo de indicadores, los componentes de información y sus relaciones, y la representación lógica y física de los datos, entre otros. Esta arquitectura expresa también la relación que tiene con la arquitectura misional y con las demás arquitecturas de TI.

Autenticidad: Propiedad o característica consistente en que una entidad es quien dice ser o bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos. Para el Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 8454, la autenticidad es “La veracidad, técnicamente constatable, de la identidad del autor de un documento o comunicación. La autenticidad técnica no excluye el cumplimiento de los requisitos de autenticación o certificación que desde el punto de vista jurídico exija la ley para determinados actos o negocios”.

Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA por sus siglas en inglés Time Stamping Authority): sistema de emisión y gestión de token de sellado de tiempo basado en una firma digital acreditada dentro de la jerarquía nacional de certificadores registrados. El sellado de tiempo es una garantía de seguridad en el tiempo de firma digital de un documento. Puede ser utilizado para ubicar, fehacientemente, un documento en el tiempo, actuando la TSA-SINPE como el tercero de confianza, y testificando sobre la existencia de dichos datos y su hora exacta de emisión.

Base de datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida.

Big Data: Repositorios de gran cantidad de datos que contienen una mayor variedad y que se presentan en volúmenes crecientes y a mayor velocidad. Esto se conoce también como «las cinco V».

Estos conjuntos de datos son tan voluminosos que el software de procesamiento de datos convencional sencillamente no puede gestionarlos.

CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures o Firmas Electrónicas Avanzadas CMS): Conjunto de extensiones a datos firmados de Sintaxis de Mensaje Encriptado (CMS) haciéndolo idóneo para firmas electrónicas avanzadas.

Cadena de valor: La cadena de valor a un concepto teórico para describir cómo se desarrollan actividades de un proceso, de una unidad o de toda la Empresa. Así que podríamos tener una sola cadena de valor Empresarial compuesta por distintas cadenas de valor de menor escala.

Caso de negocio: Es una argumentación estructurada y fundamentada (usando distintos tipos de análisis) que permite mostrar la conveniencia de desarrollar alguna acción, proyecto, adquisición o contratación. En el caso particular de TI corresponde a la justificación, guiada por la estrategia global de la institución, de las acciones que se desarrollan.

Certificado Digital: Es el mecanismo electrónico o digital mediante el que se pueda garantizar, confirmar o validar técnicamente: a) La vinculación jurídica entre un documento, una firma digital y una persona. b) La integridad, autenticidad y no alteración en general del documento, así como la firma digital asociada.  c) La autenticación o certificación del documento y la firma digital asociada, únicamente en el supuesto del ejercicio de potestades públicas certificadoras. d) Las demás que establezca esta Ley 8454 y su Reglamento en el caso de la República de Costa Rica.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Cifrado: un formato de conservación no debe contener datos cifrados, cuya interpretación y buena lectura dependa de algoritmos o claves externas al propio documento.

Cinco V de Big Data: Volumen, Velocidad, Variedad, Valor y Veracidad.

Clasificación: Labor intelectual y física de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Por ejemplo el proceso de clasificación de documentos individuales para determinar sus características normalizadas.

Clasificación documental: Labor intelectual y física mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad y el plan de normalización documental establecido.

Cloud: Nube en inglés. No obstante que Internet por sí mismo representa el nivel más alto de servicios en la nube (Cloud Services), lo cierto es que cuando nos referimos a servicios en la nube se describen todos los servicios que se ofrecen utilizando conectividad y servicios de enlaces a la red de redes, de mucha variedad, pagando por ellos (alquiler por suscripción) y así ahorrar su implementación local en las Empresas. Hay varios tipos: Privadas de uso exclusivo de una organización, Públicas en la que un proveedor las dispone para varios consumidores, Híbridas que mezclan las dos anteriores. La descripción y tipología de servicios que se ofrecen en la nube es muy variado: Software como Servicio (SaaS), Plataforma como Servicio (PaaS), Infraestructura como servicio (IaaS) y otra gama muy amplia de posibilidades, incluso los hackers tienen sus servicios como Ransomware como servicio (RaaS).

Compatibilidad: La capacidad de diferentes dispositivos o sistemas programas, formatos de archivo, protocolos, incluso lenguajes de programación, etcétera para trabajar juntos o intercambiar datos sin necesidad de modificación previa. Véase también: “multiplataforma”, interoperabilidad.

Compresión: La reducción del tamaño del fichero de la imagen para su proceso, almacenamiento y transmisión. La compresión puede ser con pérdida o sin pérdida.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación documental electrónica: “Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del soporte de documentos con objeto de tenerlos permanentemente en condiciones de usabilidad, así como la estabilización tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos para garantizar la trascendencia de sus contenidos”

Conversión: Conversión del documento a través de un procedimiento informático que realice el cambio de formato del documento electrónico, garantizando las condiciones establecidas en la fase de planificación. Todo proceso de conversión debería ser reversible, es decir, que se pueda conservar el documento original hasta el final del proceso de forma que pueda revertirse el proceso en caso de que ocurra algún error. Como respaldo, podrían utilizarse archivos temporales que minimicen el riesgo de pérdida de información.

Correspondencia: Tipo documental establecido para contener comunicaciones escritas entre personas, entidades o empresas. Contienen comunicaciones directas con actos administrativos, en el caso de Empresas del Estado, comunicaciones comerciales, comunicaciones de negocios o cualquier otra tanto de ingreso como de salida. Itech Software es una Empresa experta en un sistema de gestión documental estructurado y especializado en el trámite seguro, eficiente, trazable y efectivo de este tipo documental.

Criptografía: La práctica y estudio de proteger la información mediante su transformación (encriptación) a una forma ilegible, llamado texto cifrado. Sólo quien posee una llave secreta (privada) puede descifrar (o desencriptar) el mensaje nuevamente hacia texto “plano” legible.

Cuadro de Clasificación: Estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, así como los documentos que generan, producto de su identificación y análisis, es un sistema que organiza la información y reproduce las relaciones que median entre los documentos y las agrupaciones.

Dato: unidad básica de información que está dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por una computadora. También puede definirse como una representación de hechos, conceptos e instrucciones de una manera formalizada y adecuada para la comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o humanos.

Descripción: recopilación, análisis, organización y registro de cualquier información que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar un documento de archivo, proporcionando también información sobre su contexto de creación.

Descripción de documentos: Consiste en elaborar una representación exacta del documento de archivo o de sus agrupaciones, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido.

Digitalización: Proceso para convertir documentos físicos o analógicos a formato digital. El uso de la digitalización no implica de ninguna manera, en la actualidad, la eliminación del documento original. Es recomendable el uso de procesos de digitalización de documentos originales en soportes físicos o analógicos como estrategia para potenciar la conservación, así como para la facilidad de acceso y difusión de la información.

Disponibilidad: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. Propiedad de que la información sea accesible y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.

Documento: Representación material de información, registrada cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.

Documento de Archivo: Es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad. El documento de archivo, en la producción administrativa o gestión de una entidad, es la unidad que debe ser sometida a la técnica archivística y caracterizado para la administración completa según lo determine esa técnica. En alguna medida, para efectos archivísticos, un “documento de archivo” es un registro y activo digital.

Documento Electrónico: Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. El empleo del soporte electrónico, para un documento determinado no dispensa en ningún caso el cumplimiento de los requisitos y formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

Dublin Core: Es un esquema de metadatos elaborado y auspiciado por la DCMI (Dublin Core Metadata Initiative), diseñado para proporcionar información descriptiva básica sobre cualquier tipo de recurso sin que importe el formato de origen (ya sean recursos físicos, recursos web u otros objetos como obras de arte, etc.). El Dublin Core, es un conjunto de quince elementos genéricos y ampliamente utilizados (creador, colaborador, editor, título, fecha, idioma, formato, tema, descripción, identificador, relación, fuente, tipo, cobertura y derechos), Dublin Core Metadata Element Set (DCMES). Cada elemento es opcional, repetible y, además, puede aparecer en cualquier orden.

Expediente: La suma o conjunto integrado de documentos producidos que participan en el mismo asunto o están relacionados con un mismo evento, persona, lugar, proyecto o materia, agregado de tal forma que puede ser recuperado para una acción o como referencia. Son elaborados y recibidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de actividades y son preservados de acuerdo con los cuadros de clasificación y lo determinado por las Leyes.

Expediente de actas: Es el conjunto de documentos conocidos en cada una de las sesiones del órgano colegiado que sirven para la toma de decisiones y respaldan los acuerdos tomados.

Expediente Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos sobre un determinado asunto ordenados secuencialmente, cuya gestión desde su creación, tratamiento archivístico comprende la aplicación de los procesos técnicos archivísticos de organización, descripción y valoración, conservación y servicio se ejecuta íntegramente mediante la aplicación de la tecnología informática. También se le llama e-expediente.

Fiabilidad: Propiedad o cualidad de un documento cuyo contenido se considera una representación completa y fidedigna de las actividades y operaciones de los que da testimonio.

Firma Digital: Conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento.

Una firma digital que haya sido emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador registrado.

La firma electrónica corresponde a métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

Foliación: Acción y efecto de numerar las hojas o folios de los documentos mediante la secuencia de los números naturales, sólo por una de las dos caras llamada frente, mientras que la otra queda sin numerar y se llama folio vuelto.

Foliado: Proceso de gestión del expediente electrónico mediante el que se incluye en su índice electrónico, la concatenación ordenada de las referencias a los documentos que lo integran y las huellas digitales de dichos documentos, finalizando el proceso con la firma electrónica del índice.

Folio: Hoja de papel que compone un tomo. Este concepto no debe confundirse con la página, que corresponde a cada una de las caras de un folio.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fondo abierto: Fondo documental susceptible a crecimiento.

Fondo cerrado: Fondo documental que ya no admite crecimiento.

Función Hash: Una función criptográfica hash- usualmente conocida como “hash”- es un algoritmo matemático que transforma cualquier bloque arbitrario de datos en una nueva serie de caracteres con una longitud fija. Independientemente de la longitud de los datos de entrada, el valor hash de salida tendrá siempre la misma longitud. Es irrepetible.

Gestión de documentos (records management): Gestión documental. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Hash: Ver Función Hash

Información: Datos relacionados que tienen significado para la entidad. La información es un activo que, como otros activos importantes del negocio, es esencial para las actividades de la entidad y, en consecuencia, necesita una protección adecuada.

Indexación: Indización (indexing). Proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información. Establecer puntos de acceso para facilitar la recuperación.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Interoperabilidad: Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.

Instrumento archivístico: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

Integridad: Propiedad de un documento electrónico que denota que su contenido
y características de identificación han permanecido inalterables desde el momento de su emisión, o bien que -habiendo sido alterados posteriormente- lo fueron con el consentimiento de todas las partes legitimadas.

Inteligencia Artificial: Es la disciplina que trata de crear sistemas capaces de aprender y razonar como un ser humano, aprendan de la experiencia, averigüen cómo resolver problemas ante unas condiciones dadas, contrasten información y lleven a cabo tareas lógicas.

ISAD(G): “General International Standard Archival Description”, en español “Norma Internacional General de Descripción Archivística”. Es una norma internacional general de descripción archivística. Su finalidad es la creación de metadatos descriptivos de documentos de archivo a nivel internacional.

ISAAR (CPF): Norma Internacional para Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, es una norma internacional cuyo objetivo es establecer encabezamientos autorizados para describir las entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Es una norma de contenido y formular unas normas comunes que permitan buscar, seleccionar, redactar y formalizar los contenidos a la hora de elaborar un registro de autoridad de archivo.

ISDF: Se centra en las funciones y actividades de los productores de documentos de archivo (responsabilidades, producción, utilización…)

ISDIAH: Estandarización de identificación de las instituciones que disponen de fondos de archivo (bibliotecas, archivos, museos, familias…)

ISO: Sigla de la expresión inglesa “International Organization for Standardization”, “Organización Internacional de Estandarización”, sistema de normalización internacional para productos de áreas diversas.

ISO 15489: es el estándar que fija las bases de los sistemas de gestión de documentos. Va más allá de verificar que la documentación se crea, se gestiona y se hace accesible en base a unos criterios determinados. El objetivo es el de asegurar que el modelo apoya a la organización (pública o privada) en la «consecución de sus fines, misión, estrategia y metas» y es capaz de promover «el desarrollo y la implementación de una política y objetivos de gestión documental y facilita información sobre la medición y supervisión de sus resultados».

ISO 13008: Esta norma enfatiza en la preservación, la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos mediante procedimientos de conversión o migración de documentos electrónicos, con la finalidad de reducir riesgos. Recoge las fases de planificación, pruebas, conversión o migración, validación, aprobación y documentación.

ISO 13028: Basado en los procesos de creación y mantenimiento de la digitalización de documentos, asegurando una correcta veracidad y fiabilidad.

ISO/TR 15801:2004. Imágenes Electrónicas – Almacenamiento de información electrónica -y – Recomendaciones para confianza y fidelidad. Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción. Es proyecto de norma española (PNE).

ISO/TR 18492:2005. Preservación a Largo Plazo de documentos electrónicos e información. Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información. Es proyecto de norma española (PNE).

ISO 19005 (PDF/A): El estándar PDF/A, basado en el ampliamente difundido formato. Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Es proyecto de norma española (PNE).

ISO 23081: Normaliza los metadatos mediante una descripción estandarizada de los documentos y determina los tipos que se requieren, tanto los iniciales como los posteriores a la incorporación de la documentación. Estos son los metadatos sobre el mismo documento, sobre procedimientos, políticas y regulaciones, sobre agentes, sobre actividades de gestión y sobre actividades de gestión de documentos.

ISO 23081-1:2008. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 1: Principios. Norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gestión de documentos. Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE).

ISO/TS 23081-2:2008. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales. Establece un marco para definir los elementos de metadatos consistente con los principios y las consideraciones sobre su implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE).

ISO/CD TR 26102. Requerimientos para la preservación a largo plazo de registros electrónicos. Proyecto de informe técnico que, de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma ISO 15489, especificaría la metodología para desarrollar una estrategia de conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, con independencia del hardware, el software y el entorno tecnológico original en que fueron creados.

ISO 26122: Orienta sobre los procesos de trabajo y expone dos tipos de análisis: análisis funcional (determina jerárquicamente las relaciones entre funciones, actividades y operaciones) y análisis secuencial (cronológicamente centrado en los flujos de trabajo documentales).

ISO 32000-1:2008. Administración Documental, “Portable Document Format” – Parte 1: PDF 1.7. Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.

PDF, especifica los requerimientos que deben cumplir los archivos digitales a fin de poder ser válidos para su conservación en el tiempo. El PDF/A combina las capacidades del formato PDF con la fiabilidad y solidez esenciales para un fichero que debe ser preservado durante un largo periodo de tiempo. PDF/A – el PDF inequívoco e inalterable.

Java: Lenguaje de programación y una plataforma informática que fue comercializada por primera vez en 1995 por Sun Microsystems. Se constituye como un lenguaje orientado a objetos, su intención es permitir que los desarrolladores de aplicaciones escriban el programa una sola vez y lo ejecuten en cualquier dispositivo. En el caso de las aplicaciones construidas por Itech Software, este es el lenguaje de programación por excelencia.

Javascript: Lenguaje de programación o de secuencias de comandos que te permite implementar funciones complejas en páginas web, ampliando las capacidades básicas del lenguaje de marcación HTML estática mostrando otras posibilidades de contenido, mapas interactivos, animación de Gráficos 2D/3D, desplazamiento de máquinas reproductoras de vídeo, etc.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Ley 6227: Ley General de la Administración Pública del 28 de abril 1978.

Ley 7202: Ley del Sistema Nacional de Archivos, del 24 de octubre de 1990.

Ley 8292: Ley General de Control Interno, del 04 de setiembre del 2002.

Ley 8454: Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, del 30 de agosto 2005.

Ley 8422: Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública del 29 de octubre de 2004.

Ley 8968: Ley de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales del 7 de julio del 2011.

Metadatos: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen. De acuerdo con la UNE-ISO 15489-1:2006 metadatos son “datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo”.

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película fotográfica de rollo continuo limitado. Según la Ley que Autoriza Utilización Sistema Microfilmación Archivos N°4278 del 11 de diciembre de 1968, “La microfilmación de documentos, hecha conforme a esta ley, sus películas, fotocopias y certificaciones, debidamente autenticadas, tendrán el mismo valor jurídico y pueden ser impugnadas como los originales” (Art.2).

Microfilme: Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos.

Migración: Proceso de transferir documentos electrónicos de un entorno de software/hardware o soporte de almacenamiento a otro entorno o soporte de almacenamiento con poca o ninguna alteración de su estructura, y sin alteración del contenido y contexto.

Moreq: Modelo europeo de requisitos para la gestión de Documentos electrónicos de archivo. Los requisitos funcionales adoptados por la Unión Europea se publicaron en el texto Model Requirements for the management of electronic records: MoReq specification en 2001 como resultado de la cooperación entre DLM Forum la Comisión Europea. Este modelo está enfocado especialmente para la gestión de documentos electrónicos de archivo, pero considera también la gestión de documentos sobre cualquier otro soporte, aunque reconoce que con menos profundidad.

Neutralidad tecnológica: El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible, En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular.

No repudio: Es la garantía de que no puedan ser negados los mensajes en una comunicación electrónica.

Norma Técnica Nacional (NTN-001): Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Para la conformación de los expedientes administrativos, en soportes papel y electrónico. Algunas indicaciones aplicarán de manera exclusiva para el ámbito papel o electrónico, lo cual será señalado en el lineamiento con las leyendas [PAPEL] o [ELECTRÓNICO].

Normalización Documental: Busca establecer, frente a problemas existentes, disposiciones orientadas a usos frecuentes y repetidos en un contexto dado, con el fin de alcanzar un nivel de orden y calidad óptimo.

OAIS: El modelo de referencia para un sistema abierto de archivo de información, Open Archival Information System (oais), es un modelo conceptual ampliamente adoptado para sistemas de archivo y repositorios digitales. El modelo de referencia OAIS aporta un lenguaje común y un marco conceptual compartido por bibliotecas digitales y especialistas en preservación. El modelo OAIS fue creado originalmente por la NASA para gestionar su vasto material digital y en el año 2002 adoptado por la unión de dos grandes consorcios de bibliotecas norteamericanas, para convertirse en el modelo de referencia de cómo debe comportarse una institución que asuma la responsabilidad de preservar contenidos digitales a largo plazo.

Hasta el momento, esta iniciativa es la más completa y la más adoptada por los grandes programas de preservación digital.

El marco ha sido adoptado como estándar internacional, ISO 14721:2003. Define los procesos necesarios para preservar y acceder a los objetos de información de forma efectiva y a largo plazo, y establece un lenguaje común que los describe. Ha sido aceptado por buena parte de la comunidad implicada en la preservación digital, aunque no se trata de una arquitectura de aplicación, lo que ha llevado a numerosos expertos a poner en duda su utilización.

On-Premise: Se puede traducir como “En Local”. Contrasta con los servicios en la nube. Puede considerarse una versión antigua de infraestructura tecnológica, aunque en ocasiones se requiere su empleo. Se aducen asuntos relacionados con seguridad, manejo de activos estratégicos, protección de la información entre otros para dar soluciones “on-premise”. El término “on-premise” se refiere a que la instalación de sistemas informáticos que se ha realizado de manera local, en las instalaciones de la empresa y que exige a crear una infraestructura informática compleja propia con servidores. El software on-premise no depende directamente de una conexión de internet por lo que al haber una falla en los enlaces la empresa podrá seguir operando.

Orb-e: Es una solución completa, especializada en la gestión de la información digital de las Empresas. En él, hemos depositado un “know how” de muchos años de experiencia, conocimiento archivístico, metodologías y estándares especializados para la gestión de activos digitales, así como el capital adquirido en valiosos aprendizajes, de nuestros casos de éxito. Flujo experto normalizado para la Empresa, de tal modo que los usuarios estandarizan sus actividades de manera ordenada y clara.

Orden del día: Relación de asuntos que han de tratarse por el órgano correspondiente. En el caso de la junta directiva, el listado de asuntos condiciona aquellos para los que pueden adoptarse válidamente acuerdos. Puede ser sinónimo de Agenda.

Órgano colegiado: Se caracteriza por que el titular del órgano es un grupo de personas físicas que actúan en plano de igualdad, unos respecto de los otros. Las personas físicas que lo componen están llamadas a deliberar simultáneamente a efecto de formar la voluntad del órgano.

PAdES (Firmas Electrónicas Avanzadas de PDF) es un conjunto de restricciones y extensiones de PDF e ISO 32000-1 que lo hacen adecuado para las firmas electrónicas avanzadas.

PDF: Portable Data Format, Formato de archivo portable, estándar creado por la Empresa Adode y formulado como un estándar abierto en la industria de los documentos. El PDF es ahora un estándar abierto, reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Los documentos PDF pueden contener vínculos y botones, campos de formulario, audio, vídeo y lógica empresarial. Se pueden firmar electrónicamente y puedes ver con facilidad los archivos PDF en Windows o Mac OS utilizando el software gratuito Acrobat Reader. En el caso de Itech Software, para sus soluciones, se privilegia el PDF por su capacidad de autocontenido y representación gráfica de la información.

Políticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente, emitidas por el MICITT, publicadas en La Gaceta N°95 del 20 de mayo de 2013. Define las características que conforman los formatos oficiales de documentos electrónicos firmados digitalmente, al amparo de la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y de su Reglamento. Dichas características deberán ser incorporadas por el firmante, receptor o validador de un documento electrónico en los procesos de generación o validación de la firma digital, según corresponda, y verificadas por cualquier receptor del documento electrónico en el respectivo proceso de validación de la firma digital del mismo. Itech Software privilegia el empleo de formato PAdES por su capacidad de autocontenido, preservación a largo plazo y accesibilidad. Las soluciones de Itech utilizan y respetan estas políticas.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Preservación documental electrónica: es a la vez un objetivo y un resultado: como objetivo, “preservación” es “el aseguramiento a largo plazo de la permanencia y acceso del contenido de documentos confiables a lo largo del tiempo y las tecnologías”. Al aplicar la conservación y lograr este objetivo se obtiene como resultado –se logra– la preservación. Glosario InterPARES.

Premis: Es un grupo de trabajo internacional patrocinado por Online Computer Library Center (OCLC) y Research Libraries Group (RLG) que, como su nombre lo indica, se enfoca en estrategias de implementación de metadatos de preservación en Archivos Digitales. En 2008, este grupo elaboró el Diccionario de Datos PREMIS para Metadatos de Preservación el cual define los metadatos de preservación como “la información que utiliza un repositorio para dar soporte al proceso de preservación digital”. The PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata”. Version 2.2. 2008. Disponible en: http://www.loc.gov/standards/premis/.

Principio de Procedencia: Consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin mezclar con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona o familia, respetando la estructura y clasificación propia de la entidad. En el caso de los expedientes administrativos, el principio de procedencia debe ser irrestrictamente respetado, clasificando los documentos según el orden de su precedencia, iniciando con los más antiguos, foliados desde 001 hasta los más actuales, asignándole la numeración que corresponda al foliado, nnn+1.

SSL: Significa “Secure Sockets Layer”, Capa de sockets seguros. Se trata de un protocolo de seguridad que crea un enlace cifrado entre un servidor web y un navegador web. Sirven para proteger las transacciones en línea y mantener la privacidad y seguridad de la información del cliente. Es muy importante en las direcciones de sitios web, notar que el tradicional protocolo http (hiper text transfer protocol) se le cambia a https, precisamente la “s” indica “Seguridad” y estaríamos en presencia de un SSL. En sitios web de transacciones que exigen seguridad, como bancos o compras en línea debemos garantizar que se utilizan protocolos SSL. Así mismo, aparece un candado junto a la dirección URL del sitio web.

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Seguridad: Práctica de proteger la información digital de acceso no autorizado, corrupción o robo en todo su ciclo de vida.

Seguridad de la información: Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro. Preservación de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información; además, puede involucrar otras propiedades tales como: autenticidad, trazabilidad (Accountability), no repudio y fiabilidad.

Sello de Tiempo: Es un método para probar que un conjunto de datos existió antes de un momento dado y que ninguno de estos datos ha sido modificado desde entonces. El servicio de Sellado de Tiempo establece, con validez jurídica, la fecha y hora cierta de creación de documentos electrónicos y ocurrencia de actos, con relevancia jurídica, realizados tanto por personas físicas como jurídicas.

Sistema de Gestión Documental, SGI: La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos. Un sistema de gestión documental en una empresa es la forma de gestionar los documentos electrónicos de una forma estandarizada y común. Itech Software ofrece soluciones probadas y altamente exitosas en la gestión documental como Orb-e y Act-e.

Tabla de plazos de conservación: Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

Trazabilidad: Creación, incorporación y conservación de información relativa al movimiento y el uso de documentos de archivo en todo su ciclo de vida. Itech Software ofrece soluciones probadas y altamente exitosas en la gestión documental con total trazabilidad y control de actividades, como Orb-e y Act-e.

Usabilidad: Propiedad del grado en que un producto puede ser usado por usuarios específicos para conseguir metas específicas con efectividad, eficiencia y satisfacción dado un contexto específico de uso.

Valoración Parcial: es un procedimiento abreviado que facilita a las entidades la evaluación de documentos, generalmente muy voluminosos, que ya han perdido su vigencia administrativa y legal y cuya eliminación es urgente para habilitar espacios. La diferencia con la tabla de plazos es que no se evalúa la producción total de una oficina, sino sólo algunas series documentales que ya han perdido su valor administrativo y legal.

Valor equivalente de documentos firmados digitalmente: Según la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, 8454, el valor equivalente de los documentos y las comunicaciones suscritos firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita. Los documentos públicos electrónicos deberán llevar la firma digital certificada.

Ventanilla Virtual: Una “ventanilla virtual” tradicional es un repositorio común de recepción de información. Orb-e evoluciona este concepto, ofreciendo una gestión integrada, ágil, trazable, eficiente para los trámites en una Empresa o Institución.

Facilita a un destinatario, recibir de manera centralizada y confiable, toda aquella documentación proveniente de correos electrónicos de entidades o personas externas firmada digitalmente, para pasarla por un proceso de revisión en la que garantiza la validez de la firma digital. Permite enviar al remitente, un acuse de recibo o acuse de rechazo, utilizando el sello electrónico de la Empresa o Institución.

Una vez ingresada al sistema, la información (documento principal y sus anexos), es ingresada a su flujo documental experto y hacia su destinatario, para que ejecute las acciones pertinentes, aprovechando así todas las facilidades del gestor documental Orb-e. Para las Empresas del Estado, es útil para responder eficientemente con la Ley 8220, “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos” y la directriz N° 067-MICITT-H-MEIC llamada “Masificación de la implementación y uso de la firma digital en el sector público costarricense” publicada en el diario oficial “La Gaceta” en abril de 2014. Es complemento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 8454, en la que se les dicta la obligatoriedad de emitir y recibir documentos firmados digitalmente.

XAdES sigla en inglés de XML Advanced Electronic Signatures (Firma electrónica avanzada XML) es un conjunto de extensiones a las recomendaciones XML-DSig haciéndolas adecuadas para la firma electrónica avanzada.

Xml: Acrónimo de “Extensible Markup Language” o “Lenguaje de Marcado Extendido”.

Fuentes:

  • Leyes de la República de Costa Rica.
  • Glosario único de términos, definiciones, conceptos y abreviaturas de las Normas Técnicas Nacionales del Archivo Nacional de Costa Rica.
  • Glosario de términos Universidad Industrial de Santander.
  • Glosario “The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES)”.
  • Desarrollo propio de Itech Soluciones S.A.