La gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y herramientas tecnológicas utilizadas para administrar el flujo de documentos en una organización. Su objetivo es controlar el ciclo de vida de la información —desde su creación hasta su disposición final— garantizando que los datos sean accesibles, seguros y cumplan con la normativa legal vigente, como la Ley del Sistema Nacional de Archivos (Ley 7202) en Costa Rica.
El Ciclo Vital de un Documento Digital
La gestión documental moderna no es solo “guardar archivos”, sino gestionar sus etapas técnicas:
- Producción y Recepción: Captura de documentos físicos (digitalización) o electrónicos (correos, formularios).
- Organización y Clasificación: Uso de metadatos para que el documento sea encontrable en segundos.
- Gestión y Trámite: Flujos de trabajo donde el documento se mueve entre departamentos para aprobaciones.
- Transferencia y Conservación: Movimiento hacia el Archivo Central o histórico según su vigencia.
Beneficios de implementar un Software (DMS)
- Centralización: Evita la pérdida de información dispersa en correos.
- Trazabilidad: Permite saber quién consultó, editó o firmó un documento (pista de auditoría).
- Cumplimiento Legal: Facilita el cumplimiento de la Ley 8220 (Protección al ciudadano).
Solución: Orb-e de Itech Software Orb-e
es un ecosistema de gestión documental experto, diseñado para el mercado costarricense. Integra ventanilla virtual, firma digital y tablas de plazos de conservación automatizadas.
Contenido validado por el equipo de archivistas y desarrolladores de Itech Software. Basado en la Norma ISO 15489.
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