Correo electrónico en Costa Rica: una bomba de tiempo archivística

Desde hace más de tres décadas, el correo electrónico ha sido parte fundamental del ecosistema de comunicación en Costa Rica. Lo que comenzó como una herramienta complementaria, principalmente académica y técnica en los años noventa, se convirtió rápidamente en una pieza clave para la comunicación institucional y empresarial, tanto en el sector privado como en el público.

Hoy, sin exagerar, el correo electrónico es uno de los repositorios más vastos, ricos y desordenados de la historia reciente del país. No hay unidad administrativa, departamento legal, oficina ejecutiva o área técnica que no haya tomado decisiones, girado órdenes, enviado criterios técnicos o intercambiado de documentos formales a través del correo electrónico. Y sin embargo, a pesar de la magnitud de lo que está en juego, no existe un tratamiento documental sistemático que proteja ese acervo ni asegure su preservación como testimonio institucional.

De la informalidad a la negligencia informativa

Es natural que, en sus orígenes, el correo electrónico fuera un medio informal. Así fue concebido: rápido, accesible, directo. Pero lo que en sus inicios era una forma ágil de comunicación, se transformó en un canal operativo de primer nivel. Lo que se comunica por correo no son solo saludos o recordatorios. Se transmiten decisiones de alto impacto, instrucciones de ejecución inmediata, intercambios jurídicos, aprobaciones presupuestarias y documentos que, en cualquier otro contexto, estarían sujetos a normas estrictas de gestión documental y archivo.

Sin embargo, ese tránsito de lo informal a lo formal no vino acompañado de un cambio cultural ni procedimental. La costumbre ha dominado sobre la técnica, y el correo electrónico se sigue gestionando con la misma ligereza con la que fue adoptado hace treinta años.

El archivo invisible: entre respaldos y descuidos

En muchas organizaciones, lo que existe como “archivo de correos” no es más que un paquete comprimido de datos (.pst, .mbox, carpetas compartidas en servidores), sin clasificación, sin metadatos, sin contexto documental, sin procesos de valoración o eliminación. Una especie de caja negra digital que solo se abre cuando hay una crisis, una auditoría, una orden judicial o una sospecha.

Esto plantea varios problemas simultáneos:

• Riesgo legal: muchos correos contienen decisiones que pueden ser requeridas como prueba en procesos judiciales. Pero si no están gestionados formalmente como documentos, pueden resultar inválidos, incompletos o incluso inadmisibles.
• Pérdida de memoria institucional: al no estar integrados en sistemas de archivo ni gestión documental, miles de intercambios valiosos se pierden cuando un colaborador se jubila, cambia de puesto o simplemente borra su cuenta.
• Fragmentación de la información: el correo se convierte en un silo paralelo que no conversa con los sistemas documentales ni con los expedientes electrónicos. Lo que se decide por correo rara vez se registra adecuadamente en el sistema formal.
• Sobrecarga tecnológica innecesaria: almacenar millones de correos sin criterios claros de conservación o descarte significa costos innecesarios en almacenamiento, respaldos y seguridad.

Normativa sí hay, cultura no

Costa Rica no carece de normativa al respecto. El Archivo Nacional, el Poder Judicial y otras entidades han emitido criterios claros que reconocen al correo electrónico como posible documento probatorio y sujeto a gestión documental. Sin embargo, esas normas no se traducen en práctica real si no existe voluntad institucional para aplicarlas.

Un ejemplo reciente y contundente es la Ley N.º 10597, titulada “Ley para establecer el correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles”, publicada en mayo de 2024. Esta norma obliga a las sociedades inscritas en el Registro Nacional a declarar un correo electrónico oficial, el cual será utilizado como medio válido y legal para recibir notificaciones por parte del Estado costarricense.

Esto representa un cambio profundo: el correo electrónico deja de ser una herramienta meramente operativa y pasa a tener implicaciones jurídicas directas. Una notificación recibida por esa vía tiene la misma validez legal que un documento físico entregado en persona. Sin embargo, muchas organizaciones —especialmente pequeñas y medianas— aún no han dimensionado lo que esto implica en términos de resguardo, integridad, trazabilidad y gestión documental del correo.

La Ley 10597 no es un caso aislado. Es un síntoma de hacia dónde se dirige el entorno normativo: hacia un ecosistema digital en el que el correo electrónico será un canal formal de relaciones jurídicas y administrativas, y por lo tanto, debe estar sujeto a los mismos principios archivísticos que cualquier otro documento oficial.

Y aun así, en la práctica, no hay una política clara que obligue a identificar, clasificar, conservar o eliminar correos según su valor documental. Tampoco hay integración entre las plataformas de correo y los sistemas de gestión documental. Se asume que basta con “tenerlos guardados”, cuando en realidad eso no garantiza nada.

El tiempo no perdona

Estamos en 2025 y seguimos cargando el lastre de decisiones que se tomaron en los 90, los 2000 y la década pasada… pero sin acceso claro a esos registros, sin trazabilidad y sin un sistema que asegure su permanencia y autenticidad. Lo que pudo haber sido una oportunidad para construir una memoria digital robusta se está transformando en un campo minado de ambigüedad y pérdida de valor.

Y lo más preocupante es que esto no se percibe como un problema urgente. Se asume que el correo sigue ahí, que siempre se podrá buscar, que en caso necesario “alguien” sabrá encontrarlo. Pero cuando llega el momento —un litigio, una auditoría, una controversia histórica— la falta de estructura se vuelve una bomba de tiempo que puede explotar en la cara de la institución.

¿Qué se puede hacer?

Aunque el problema es estructural, existen acciones concretas que podrían comenzar a revertir esta tendencia:

• Reconocer institucionalmente al correo como documento: no solo como comunicación, sino como parte del archivo institucional.
• Integrar el correo electrónico a los sistemas de gestión documental existentes, de forma automatizada y con clasificación previa.
• Establecer políticas claras de conservación, eliminación y transferencia de correos, según su valor jurídico, administrativo o histórico.
• Capacitar a los funcionarios en prácticas básicas de gestión del correo, desde el etiquetado hasta la clasificación y respaldo correcto.
• Adoptar tecnologías que permitan interoperabilidad entre plataformas de correo y sistemas de archivo, sin duplicar procesos ni sobrecargar al personal.

No es un tema técnico: es un tema de responsabilidad

El correo electrónico se ha naturalizado al punto de volverse invisible. Pero lo que contiene tiene implicaciones profundas para la legalidad, la transparencia, la eficiencia y la historia institucional. Lo técnico se puede resolver, lo que no se puede delegar es la responsabilidad de decidir qué hacemos con esa herencia que seguimos acumulando sin criterio. No es exagerado decir que estamos a tiempo de rescatar uno de los patrimonios informacionales más importantes de nuestra era, pero también lo es afirmar que, si no se actúa pronto, el correo electrónico pasará de ser una herramienta valiosa a una bomba archivística cuya explosión, cuando ocurra, será silenciosa pero devastadora.