Dos Años de la Ley N° 10053: Cómo Cumplir con la Transcripción de Actas

La Ley N° 10053 de la Administración Pública, vigente desde noviembre de 2022, requiere que todas las instituciones y empresas tuteladas por la Ley General de la Administración Pública graben las sesiones de sus órganos colegiados en audio y video, y las transcriban de forma literal. Aunque esta medida busca fomentar la transparencia y responsabilidad administrativa, muchas entidades aún no la cumplen adecuadamente. Es momento de recordar su importancia y los beneficios de su cumplimiento.

La Razón detrás de la Ley N° 10053

La Ley N° 10053 responde a problemas en el manejo de las finanzas públicas costarricenses. La Asamblea Legislativa y la Contraloría General de la República detectaron la necesidad de documentar de forma precisa las sesiones de los órganos colegiados para evitar errores y omisiones que pudieran facilitar irregularidades fiscales. Por eso, se estableció la obligatoriedad de grabar las sesiones y transcribir literalmente las intervenciones, buscando reducir la discrecionalidad y asegurar la transparencia.

Esta reforma es parte de un esfuerzo integral para mejorar la administración pública y fortalecer la fiscalización de las decisiones colectivas. La grabación y transcripción buscan ofrecer un registro fiel de las deliberaciones y decisiones que se toman, eliminando cualquier opacidad que pudiera existir.

Cumplimiento Legal: Un Requisito Esencial para Órganos Colegiados

El dictamen PGR-C-207-2022 de la Procuraduría General de la República establece claramente que la obligación de grabar y transcribir las sesiones aplica para todos los órganos colegiados regulados por la Ley General de la Administración Pública. Esto incluye juntas directivas de empresas públicas, comisiones municipales y colegios profesionales que forman parte de la administración pública. No cumplir con esta disposición constituye una falta grave que puede invalidar los acuerdos adoptados y dar lugar a sanciones legales.

La transparencia es el eje de esta normativa. Las actas no solo documentan las decisiones, sino también el proceso deliberativo, garantizando que los ciudadanos puedan conocer cómo se toman las decisiones que afectan al bien común.

Act-e: Una Solución Real y Eficiente

Implementar la Ley N° 10053 puede parecer un reto complejo debido a la necesidad de grabar y transcribir cada intervención. Sin embargo, existen soluciones tecnológicas que pueden simplificar este proceso. Un ejemplo claro es Act-e, un software especializado para la gestión de juntas directivas, desarrollado por Itech Software.

Act-e permite administrar, configurar y estandarizar las sesiones de forma independiente, facilitando el acceso a la información antes, durante y después de cada reunión. Durante la sesión, el software almacena la información relevante, controla la agenda y gestiona las votaciones de ser necesario. Además, ofrece un módulo para gestionar las grabaciones, facilitando la posterior transcripción literal requerida por la ley. Con la ayuda de inteligencia artificial, Act-e genera transcripciones precisas y optimiza el tiempo invertido en este proceso, asegurando el cumplimiento legal de manera eficiente y segura.

Este tipo de herramienta no solo permite cumplir con la Ley N° 10053, sino que también reduce significativamente el tiempo y los costos asociados a la preparación de las actas, asegurando la confidencialidad y seguridad de la información. Gracias a Act-e, las instituciones pueden transformar un proceso tedioso en una gestión más efectiva, ahorrando recursos y garantizando la transparencia.

Cumplimiento: Un Compromiso de Todos

La Ley N° 10053 es clara: todas las instituciones bajo la Ley General de la Administración Pública deben cumplir con sus disposiciones. Sin embargo, aún existen organizaciones que subestiman esta obligación, exponiéndose a riesgos legales innecesarios y afectando la transparencia en la gestión pública.

Invitamos a todos los órganos colegiados a utilizar herramientas tecnológicas para facilitar el cumplimiento de esta normativa. La tecnología está aquí para ayudarnos a transitar hacia una administración pública más moderna y eficiente. Aprovechar soluciones como Act-e nos permitirá cumplir la ley de manera efectiva y asegurar la transparencia y responsabilidad que demanda la ciudadanía.

Conclusión

La grabación y transcripción literal de las sesiones de órganos colegiados, como lo exige la Ley N° 10053, no es solo una formalidad: es un instrumento clave para la transparencia y eficiencia en la administración pública costarricense. No cumplir con esta ley tiene serias implicaciones legales y operativas.

Aprovechemos las herramientas tecnológicas disponibles para garantizar que nuestras instituciones cumplan con la ley y lideren con el ejemplo en la adopción de mejores prácticas de gestión pública. Act-e es un ejemplo real de cómo la tecnología puede hacer más sencillo cumplir con los requisitos legales, mejorando la eficiencia y la calidad de la administración.

¿Está tu institución preparada para cumplir con la Ley N° 10053? Si necesitas más información sobre cómo Act-e puede ayudarte, no dudes en contactarnos. Juntos podemos lograr una administración más eficiente, transparente y responsable.