Sistema de Gestión Documental

Orb-e es un aplicación web de gestión documental con la capacidad de implementar un flujo experto en los procesos cotidianos de una organización gubernamental, privada, autónoma o semiautónoma.

Orb-e ademas es el único producto de gestión documental en el mercado costarricense que integra el uso nativo de la firma digital SHA-1, SHA-2.

Su funcionalidad de firma digital y estampado de tiempo, permite agilizar los procesos, mientras aumenta la integridad y autenticidad de los documentos. Además, permite utilizar el Certificado de Agente Electrónico para realizar transacciones digitales como empresa, cumpliendo con la directriz N. 067-MICIT-H-MEIC y la Ley 8220.

+ de 9000

Usuarios Activos.

+ de 1000

Áreas de Negocio Operando.

+ de 50000

Documentos Gestionados por Mes.

La normativa

Orb-e cumple con las siguientes normativas nacionales e internacionales:

  • Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202.
  • Ley General de Control Interno Nº 8292
  • Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Nº 8454
  • Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos Nº 8220
  • Directriz N° 067-MICITT-H-MEIC Masificación de la Implementación y el Uso de Firma Digital en el Sector Público Costarricense.
  • Norma Internacional Moreq.
  • Norma ISO 15489.

Multiplátaforma

Interfaz sencilla e intuitiva

Orb-e, un sistema pensado para el usuario

El Diseño de Interfaz (UI) como la Experiencia de Usuario (UX) son practicas indispensables en el desarrollo de un software web de primer nivel. Ambos principios se encuentran presentes en el Sistema de Gestión Documental Orb-e.

Orb-e ha sido diseñado pensando en el usuario y su jornada de trabajo. La interfaz no busca competir con la información, sino mas bien resaltarla, darle notoriedad a los elementos con los que el usuario debe interactuar (iconos, botones, texto). La interfaz es sencilla e intuitiva, siguiendo las últimas tendencias en diseño.

Una buena interfaz debe ir de la mano con una experiencia placentera para el usuario, quien durante el uso del software sentirá como la aplicación le facilitará su trabajo. Orb-e es un sistema de gestión documental con más de 16 años de experiencia en el mercado nacional, experiencia que ha permitido mejorar su interfaz para agilizar los procesos, visualizar más información en una sola pantalla, más opciones de búsqueda, alternativas para firmar documentos, así como un rápido acceso a los mismos, todo esto con menos clics.

Orb-e tiene una ayuda totalmente en línea y guiás dentro del sistema para apoyar a los usuarios.

Barra de Notificaciones

Los metadatos

Las empresas públicas y privadas, necesitan de documentos auténticos, fiables y seguros que puedan utilizarse para demostrar en el tiempo, el cumplimiento de sus tareas y funciones. Para que los documentos cumplan con estas características, se requiere que los mismos cuenten con metadatos que describan todo su ciclo de vida.

De acuerdo con la norma UNE-ISO 23081-1: 2008 los metadatos son “información estructurada o semi estructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo”. Los metadatos contienen una abundante información que se puede aprovechar para identificar, autenticar y contextualizar los documentos, las personas, los procesos de negocio y las regulaciones que se tengan asociadas.

El Sistema de Gestión Documental Orb-e, proporciona una asistencia automatizada en el momento de registro de los documentos, garantizando que la captura de los metadatos obedece a una normalización, que dará sus frutos en el momento de realizar las búsquedas simples o complejas en el transcurso del tiempo.

Multibrowser

Flujo experto de documentos

En pro de la dinámica que hoy en día trabajan las organizaciones, el Sistema de Gestión Documental Orb-e ofrece un flujo experto, que obedece a la naturaleza de las acciones que se realizan en el día a día de cada institución pública o privada, manteniendo así una comunicación activa, tanto horizontal como vertical, favoreciendo no solo la transparencia de las acciones, si no el acceso a la información, permitiendo generar una pronta respuesta ante una rendición de cuentas.

Orb-e está disponible en modalidad On-Premises o SaaS

Control y trazabilidad completa de todas las acciones de los usuarios

El Sistema de Gestión Documental Orb-e genera pistas de auditoría, con las que crea un registro de todas las acciones realizadas a un documento. El usuario en cualquier momento del proceso podrá acceder y visualizar este registro, en el cual podrá detallar la fecha, hora y la acción realizada al documento, con una fácil interpretación.

Además en aras de una mayor simplicidad, Orb-e ofrece de forma transparente la trazabilidad del documento, con lo que posteriormente se podrán generar informes estadísticos y el seguimiento realizado por los usuarios.

Incorpora la firma digital, estampado de tiempo y agente electrónico

Características técnicas y de seguridad

  • Compatible con versiones actualizadas de Firefox, Google Chrome, Internet Explorer y Safari.
  • Cumple con el concepto de neutralidad tecnológica (multi-plataforma: Linux, MAC, Windows).
  • Conservación de documentos en el tiempo.
  • Protocolo SSL.
  • Cifrado de archivos.

Casos de Éxito


Información en PDF