Somos expertos en la gestión documental y la hemos llevado a un nuevo nivel 

El Desafío

La tendencia mundial en las organizaciones es la implementación de Sistemas de Gestión Documental para el manejo automatizado de los documentos dentro de la organización.

 

Nuestras aplicaciones le permiten implementar un flujo experto que reduce exponencialmente los gastos directos e indirectos de almacenamiento de documentos físicos; elimina atrasos y demoras en los procesos manuales y minimiza la mano de obra requerida.

Ciclo de Vida

Toda empresa mantiene documentos en el tiempo

 

El ciclo de vida de un documento permite identificar el valor del mismo en la organización y éste posee su propio ciclo en el tiempo. Entendamos sus etapas:

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1 Creación o Recepción

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Un documento puede ser recibido en la empresa o en su defecto, ser creado para ser remitido a una persona en particular, que puede ser externa o interna.

2 Protección

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Toda información sensible en un documento debe ser administrada de forma apropiada, para que solo las personas involucradas pueden tener acceso al documento, según las medidas de seguridad establecidas en la organización.

3 Distribución

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Los documentos recibidos se distribuyen a las personas dentro de la organización, para que éstas pueden realizar sus tareas diarias (en caso resolutivo) o informarse (en caso informativo).

4 Conservación o Archivo

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Es la acción que permite mediante ley, conservar durante plazos establecidos documentos, por motivos prácticos e históricos, siguiendo un criterio lógico que garantice su gestión de forma eficaz.

5 Localización y Uso

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El éxito de cualquier organización consiste que en el momento de toma de una decisión esta pueda ser sustentada con la información que ha sido generada en el tiempo, por lo que la misma debe ser de fácil acceso.

6 Transferencia

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Cuando los documentos activos se convierten en inactivos se habla de transferencia, acción de trasladar los documentos a archivos semi-activos o inactivos. Este proceso se hace periódicamente con la ayuda de instrumentos que permiten la no acumulación de información inactiva.

7 Disposición o destrucción

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Esta es la fase final, con la ayuda de instrumentos y disposiciones legales se determina cuando un documento ya no tiene un valor administrativo – legal dentro de la organización. En este caso para asegurar la confiabilidad de la información se debe proceder a la destrucción de los documentos, para lo cual la organización debe considerar la utilidad o los costos que involucra.

Con el uso de nuestros sistemas generamos beneficios directos al planeta y la organización

Ahorro de papel,
menos árboles talados.
Reducción del dióxido
de carbono.
Ahorro energético,
menos consumo de energía.
Reducción del uso
de agua.
Estos son solo algunos de nuestros clientes